01Qui est responsable de vos données ?
Membora SAS, située 12 rue Anselme, 93400 Saint-Ouen-sur-Seine, France, est responsable des traitements qu’elle détermine pour présenter ses services, répondre aux demandes, gérer sa relation commerciale et administrer les comptes de ses Clients professionnels.
Pour toute question relative à vos données ou pour exercer vos droits, le point de contact est contact@membora.fr.
Lorsqu’un professionnel utilise Membora pour gérer les données de ses bénéficiaires, il détermine les objectifs et les usages de ces données. Membora les traite pour son compte et selon ses instructions, dans le cadre d’un accord de sous-traitance. Le professionnel doit fournir à ses bénéficiaires sa propre information sur ces traitements.
02Quelles données sont concernées ?
Les données utilisées dépendent des services auxquels vous accédez et des informations que vous choisissez de transmettre. Elles peuvent comprendre :
- Identité et coordonnées : nom, prénom, adresse électronique, téléphone, structure et activité professionnelle.
- Demandes et rendez-vous : message de contact, échanges avec Membora, date et informations nécessaires à une démonstration.
- Compte et accès : identifiants de compte, droits d’accès et informations nécessaires à l’utilisation du service.
- Relation contractuelle et facturation : offre souscrite, informations de facturation, références et statut des transactions.
- Données techniques : informations de connexion et de navigation nécessaires au fonctionnement, au diagnostic ou à la protection du service, selon l’environnement utilisé.
- Espaces des professionnels : informations sur les bénéficiaires, messages, ressources et contenus ajoutés par le professionnel ou ses bénéficiaires.
Les champs nécessaires à la réalisation d’un service sont indiqués au moment de leur collecte. Sans les informations indispensables, Membora peut ne pas pouvoir répondre à une demande, créer un accès ou exécuter une prestation. Les autres informations restent facultatives.
Les données proviennent principalement de vous, de votre structure ou du professionnel qui vous accompagne. Lorsque des données sont recueillies indirectement, leur origine et les informations utiles doivent vous être communiquées dans les conditions prévues par le RGPD.
03Pourquoi utilisons-nous ces données ?
| Usage | Base juridique |
|---|---|
| Répondre à une demande, préparer une démonstration ou un devis | Mesures précontractuelles demandées par la personne ; intérêt légitime à gérer les échanges avec les contacts d’une entreprise. |
| Fournir le service et gérer le compte d’un Client | Exécution du contrat ; intérêt légitime à administrer les accès des collaborateurs du Client. |
| Établir les factures et tenir la comptabilité | Obligations légales et exécution du contrat. |
| Traiter une demande d’assistance ou une réclamation | Exécution du contrat ou intérêt légitime à résoudre les demandes et défendre les droits de Membora. |
| Assurer la sécurité et prévenir les usages abusifs | Intérêt légitime à protéger les utilisateurs, les données et le fonctionnement du service. |
| Adresser des communications commerciales, lorsqu’elles sont mises en place | Consentement lorsqu’il est requis ; intérêt légitime pour une prospection professionnelle pertinente, avec possibilité d’opposition. |
Les traitements réalisés pour le compte d’un professionnel poursuivent les finalités qu’il définit. Il lui appartient de déterminer et de communiquer la base juridique correspondante ; l’accord de sous-traitance ne constitue pas, à lui seul, la base légale de ses traitements.
Si un nouvel usage est envisagé, une information appropriée vous est fournie avant sa mise en œuvre et votre consentement est demandé lorsqu’il est nécessaire.
04Qui peut accéder aux données ?
L’accès est limité aux personnes qui en ont besoin pour leurs missions : personnel habilité de Membora, professionnels et collaborateurs autorisés dans leurs espaces, et prestataires techniques intervenant pour fournir les services concernés.
Selon les fonctions utilisées, ces prestataires peuvent assurer l’hébergement, la communication électronique, l’assistance ou les paiements. Ils doivent être encadrés par les obligations appropriées à leur rôle. Une autorité ou un conseil peut également recevoir des informations lorsqu’une obligation légale ou la défense d’un droit le justifie.
Vous pouvez demander à contact@membora.fr des informations sur les prestataires intervenant dans un traitement qui vous concerne. Pour les espaces d’un professionnel, les accès aux données des bénéficiaires sont définis par ce professionnel dans les limites de ses obligations.
05Réservation d’une démonstration avec Calendly
Les boutons de demande et de réservation d’une démonstration redirigent vers Calendly. Le service peut demander votre nom, votre adresse électronique et les informations nécessaires à l’organisation du rendez-vous.
Membora utilise les informations du rendez-vous pour organiser la démonstration et répondre à votre demande. Calendly traite les données de réservation pour le compte de l’organisateur et peut aussi réaliser des traitements qui lui sont propres, notamment lors de l’utilisation de son site.
Les modalités de ces traitements et de gestion des cookies sont détaillées dans la politique de confidentialité de Calendly. Le simple affichage de la page de présentation Membora n’affiche pas un module Calendly intégré ; vous accédez au service en suivant le lien de réservation.
06Combien de temps conservons-nous les données ?
Les données sont conservées pour la durée utile à leur objectif, puis supprimées, anonymisées ou archivées de manière limitée lorsqu’une obligation légale ou la défense d’un droit le justifie.
| Catégorie | Durée ou critère |
|---|---|
| Comptes et relation client | Pendant la relation contractuelle et jusqu’au traitement de la fermeture, puis archivage des seuls éléments nécessaires aux obligations légales ou aux délais de prescription applicables. |
| Prospection commerciale | Au plus trois ans à compter du dernier contact venant du prospect, ou de la fin de la relation commerciale pour un ancien Client, sauf opposition antérieure. |
| Factures et pièces comptables | Dix ans lorsque la conservation comptable prévue par le droit français s’applique. |
| Assistance et rendez-vous | Le temps de traiter la demande et d’assurer son suivi ; seules les pièces nécessaires à une obligation ou à un éventuel litige sont ensuite archivées. |
| Éléments de sécurité | Le temps nécessaire à la détection, à l’analyse et au traitement d’un incident ; conservation plus longue limitée aux éléments nécessaires à une enquête ou à la défense d’un droit. |
| Données des bénéficiaires d’un professionnel | Selon ses instructions et le contrat de sous-traitance, avec restitution ou suppression à la fin du service, sauf obligation légale de conservation. |
Les sauvegardes sont soumises à leurs cycles de rotation et à des restrictions d’accès. Les modalités opérationnelles de suppression et de récupération des données des espaces professionnels sont précisées dans le cadre contractuel du service concerné.
07Cookies et autres traceurs
La page de présentation Membora ne comporte actuellement aucun module publicitaire ou outil de mesure d’audience utilisant des cookies. Les liens externes, notamment vers l’application et Calendly, vous conduisent vers des environnements ayant leurs propres fonctions et informations sur les traceurs.
Des traceurs strictement nécessaires au service demandé peuvent être utilisés dans l’application, par exemple pour gérer une session de connexion. Tout ajout de traceurs non exemptés de consentement doit faire l’objet d’une information préalable et d’un choix réel avant leur dépôt.
Lorsqu’un dispositif de consentement est requis, refuser doit être aussi simple qu’accepter et le choix doit pouvoir être modifié ultérieurement. La consultation du site ne vaut pas consentement à des traceurs facultatifs.
08Sécurité et données sensibles
Membora doit mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles proportionnées aux risques et limiter les accès aux personnes habilitées. Les mesures spécifiques relatives aux données hébergées pour un professionnel sont définies dans le cadre du service et de l’accord de sous-traitance.
Les messages ou documents relatifs à un accompagnement peuvent révéler des données sensibles, notamment des données de santé. Leur traitement nécessite une base juridique appropriée et une condition autorisant le traitement au titre de l’article 9 du RGPD, ainsi que les exigences sectorielles applicables.
Le professionnel détermine si ces traitements sont autorisés dans son activité et si le service répond à ses obligations. La présente politique n’affirme aucune certification d’hébergement de données de santé ni aucune autorisation générale de déposer des dossiers médicaux.
En cas d’incident affectant des données personnelles, les obligations de notification aux responsables de traitement, à l’autorité de contrôle et aux personnes concernées s’appliquent selon les circonstances et le niveau de risque.
09Traitements et transferts hors de l’EEE
Certains services tiers accessibles depuis Membora peuvent traiter des données hors de l’Espace économique européen. Leur localisation, leur rôle et les garanties applicables doivent être examinés pour chaque traitement.
Lorsqu’un transfert relève de Membora, il doit reposer sur un mécanisme prévu par le RGPD, tel qu’une décision d’adéquation ou des garanties appropriées, accompagnées des mesures supplémentaires nécessaires. Vous pouvez demander des informations sur les transferts qui vous concernent et sur les garanties associées à contact@membora.fr.
Pour les traitements propres aux sites tiers, consultez leur politique de confidentialité. Aucune localisation exclusivement française ou européenne des données n’est promise par la présente politique.
10Vos droits et comment les exercer
Selon les conditions prévues par le RGPD, vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement ou la limitation de leur traitement. Vous disposez également d’un droit à la portabilité lorsque les conditions légales sont réunies et pouvez retirer un consentement sans remettre en cause les traitements antérieurs licites.
Vous pouvez vous opposer à tout moment à la prospection commerciale. Pour les autres traitements fondés sur l’intérêt légitime, vous pouvez exercer un droit d’opposition pour des raisons tenant à votre situation particulière.
Adressez votre demande à contact@membora.fr, en précisant les données et le service concernés. Une vérification complémentaire de votre identité ne peut être demandée que si elle est nécessaire, notamment en cas de doute raisonnable.
Une réponse doit être apportée dans un délai d’un mois. Ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires lorsque la complexité ou le nombre de demandes le justifie ; vous en êtes alors informé pendant le premier mois.
Pour les données traitées sous la responsabilité de votre coach ou praticien, contactez en priorité ce professionnel. Membora l’assiste dans le cadre de ses obligations de sous-traitant.
Vous pouvez également définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès dans les conditions du droit français, et introduire une réclamation auprès de la CNIL ou de l’autorité de contrôle compétente.
11Mise à jour et contact
Cette politique peut évoluer pour refléter les services utilisés et les exigences applicables. La date de mise à jour figure en tête de page. Une information complémentaire vous est fournie lorsqu’un changement affecte de manière significative les traitements qui vous concernent.
Une question sur vos données ?
Écrivez à contact@membora.fr.
Membora SAS
12 rue Anselme, 93400 Saint-Ouen-sur-Seine, France